¿Qué tan productivas son tus reuniones Zoom? (parte 2)

Como apuntaba aquí la semana pasada, es una verdadera bendición disponer de aplicaciones de Internet como Zoom o Google Meet para mantener conectados a los equipos de trabajo, muchos de los cuales se han visto forzados a operar desde el aislamiento a causa de la pandemia. Sugerí también algunas tácticas para optimizar las reuniones que sostenemos de manera virtual, pues solemos usar las referidas herramientas de manera improvisada y deficiente.

En esta entrega enfatizaré la importancia de comunicarnos de manera efectiva por Zoom. Tomando en cuenta la diversidad de personas que se conectan en estas sesiones, se multiplica la posibilidad de desacuerdos, malentendidos e inclusive conflictos. Si, de entrada, no resulta fácil llegar a un entendimiento con individuos diferentes a uno en situaciones cara a cara, la complejidad se multiplica en una situación virtual. Podríamos, por ejemplo, pensar: “¿cómo sé si estás siendo sincero conmigo, si apenas te alcanzo a ver el rostro en ese pequeño rincón de la pantalla de mi computadora?” o “falló el sonido y no estoy seguro de si los demás alcanzaron a escuchar bien mis argumentos”.

En su libro “Comunicación en un mundo cambiante”, Beth Dobkin y Roger Pace abordan la dificultad de lograr una comunicación clara y efectiva en un mundo tan cosmopolita como el actual. “Nuestras necesidades, creencias y valores -estipulan- influyen en la manera en que nos comunicamos cuando nos encontramos con otros que son distintos a nosotros. Nuestra primera respuesta a estas personas puede ser ignorarlas, evitarlas o juzgarlas”.

Consideremos la situación siguiente: te encuentras en una reunión Zoom con los otros 10 gerentes de tu compañía, cada uno en una ciudad diferente. De los 10, nunca has visto en persona a siete. Cuando te toca el turno de hablar, indicas por qué no estás de acuerdo con la propuesta de Jorge, el gerente en Hermosillo, para incrementar las ventas. Lejos de mostrarse receptivo, Jorge te responde: “A ustedes los queretanos no se les entiende nada, pues hablan con ese tonito chilango que se cargan; a ver, repítemelo más despacio, para ver si te entiendo”.

Jorge está en todo su derecho de sentirse contrariado y eso lo puedes entender sin problema. Lo que no te causó ninguna gracia es que se haya mofado de ti delante de medio mundo. ¿Tú cómo reaccionarías?, ¿dejarías pasar por alto su imprudente comentario o lo pondrías en su lugar? Siendo una junta por Zoom, cualquier cosa que le digas la tendrán que oír los otros 10 gerentes y el director de la división. Si no le marcas el límite, los demás te creerán un cobarde; y si lo haces, te podrías poner en una situación comprometida ante el jefe. ¡Menuda situación!

Dobkin y Pace identifican cuatro pasos a seguir para abordar diferencias: resistencia, tolerancia, respeto y participación. En el paso uno, se rechaza a aquel que es diferente o extraño; en el segundo, se evita el conflicto; en el tercero, se inicia el reconocimiento del valor del otro, y en el cuarto, se procura la comunicación auténtica. La próxima semana me referiré con mayor detalle a este proceso y a la manera en que nos puede ayudar a desactivar posibles conflictos en nuestras reuniones Zoom cotidianas.

¿Qué tan productivas son tus reuniones Zoom? (parte 1)